Tout d’abord, constituer un projet de Trésorerie
Avant de commencer à réduire les coûts, il est important de bien analyser la situation économique de l’entreprise. Dans la majorité des cas, les entrepreneurs ne différencient pas le flux d’exploitation de l’activité (paiements perçus et effectués qui correspondent au business de l’entreprise, et qui sont associés à un portefeuille de clients) du flux des activités de financements (paiements perçus et effectués en provenance de ressources propres tels que les apports en capital, les paiements en attente dans le cas où un financement extérieur a été sollicité).
Pourquoi il est important de distinguer ces deux concepts ? – Parce qu’il serait inutile de demander un crédit pour affronter les pertes d’argent, si le problème de base n’est pas dans le fait que vous payez sur 30 jours et percevez des rentrées d’argent sur 180 jours, mais parce que l’entreprise n’est plus aussi rentable qu’avant, les ventes ont chutées, le bénéfice a baissé car l’entreprise à réduit les prix de ses produits et services…etc.
Un projet sur 6 mois
Ce projet de Trésorerie devra être prévu sur du 6 mois et sera révisé chaque semaine, voire tous les jours dans le but de détecter des variations possibles. Carlos Guerrero, Associé Responsable de la restructuration chez MAB Legal &Corporate, explique comment faire:
« Il faut dans un premier temps connaitre la situation initiale de la comptabilité de l’entreprise. Savoir quel est le montant dont l’entreprise dispose, en décomptant l’argent provenant de polices de crédit, puisque cela donnerait un calcul erroné de la solvabilité réelle de l’entreprise.
Deuxièmement, il faut réviser les dates auxquelles les clients ou fournisseurs doivent vous régler, sur les 6 prochains mois et analyser les possibilités existantes pour que ces paiements deviennent une source de rentrée d’argent effective,
Faire la même analyse avec les prévisions de ventes, tout en essayant d’être le plus réaliste possible.
Faites une prévision des dépenses et des paiements qui seront à effectuer lors des 6 prochains mois, et ceci à partir du dernier bilan de l’entreprise, en prenant en compte les factures à venir à payer et les frais de personnel”.
Toute cette information vous permettra de vous faire une idée d’où viennent les déséquilibres budgétaires dans votre entreprise et ainsi prendre les mesures nécessaires pour y remédier à court et à long terme ».
Bien gérer les paiements perçus et effectués
Le problème de manque de fond lors de paiements est directement relié à la crise derniperement, mais savez-vous qu’une mauvaise gestion des factures peut également en être la cause? Tout comme l’explique Luis Santiago, Directeur Général de Lowendalmasai, “Finalement le problème de beaucoup d’entreprises n’est pas dû au paiement en lui-même ou au fait que les clients ne paient pas en temps et en heure, mais c’est surtout dû au fait qu’il y a une mauvaise gestion des factures et de leur règlement en interne.
Exemple: Vous envoyez une facture a une grande entreprise, et vous vous apercevez 3 mois plus tard qu’elle n’a pas été payée. Vous appelez donc l’entreprise en question et on vous annonce que la facture émise avait un défaut et que vous devez leur renvoyer avec les modifications. Le processus de paiement recommence à zéro et vous devez à nouveau attendre des mois pour qu’elle vous soit payée.
Comment éviter ces pratiques? Selon Santiago, “Demandez à vos clients quels sont leurs procédures de facturation et de comptabilité afin de vous adapter à eux. N’adoptez pas un unique processus standard de facturation car chaque client est unique”.
Risque, sous-control
Un autre point fondamental est d’établir un système de gestion du risque. “Créez un document dans lequel figurent tous vos clients et les crédits que vous pouvez assumer pour eux et pour chacun d’entre eux, en fonction de la qualification de risque fournie par e-informa ou Axesor. Il s’agit là de quelque chose de très simple à réaliser pour une PME, et les coûts de ces services sont très bas. De ce fait, en fonction du rating de risque de chaque client, vous pourrez investir plus ou moins sur vos clients”.
Comment ajuster vos engagements bancaires
La meilleure solution actuellement est la négociation avec les Banques afin de trouver un accord pour reporter vos dettes.
A quoi vous allez devoir faire face? – “Pour refinancer la dette, les banques vont vous exiger des garanties. Les plus habituelles sont les actifs immobiliers de l’entreprise, l’augmentation de capital ou des garanties personnelles des administrateurs ou associés, des comptes á débiter, etc.”. C’est pourquoi il est primordial que vous sachiez d’ores-et-déjà, quelles sont les garanties que vous pouvez proposer et dans quelles conditions avant même de démarrer les négociations.
A partir de là, vous pourrez choisir si vous préférez prolonger les délais de paiements ou bien demander une période de carence. “Les banques tendent à prolonger les délais de paiements. Grâce à ce changement, les frais mensuels sont réduits et vous permettent ainsi d’optimiser votre trésorerie”, explique Carlos Guerrero.
